Unika Danmark har succes med BI – beslutningen om at komme i gang var den sværeste.
Produktionsvirksomheden Unika Danmark har siden sensommer 2022 brugt Business Intelligence (BI) i finansafdelingen. Det var direktøren, der havde set en samarbejdspartners BI-dashboard og fik øjnene op for det store potentiale – og da Unika Danmarks nye Finance Manager, Anders Andersen, selv havde arbejdet med BI tidligere, var beslutningen lige til. Unika Danmark har altid haft styr på tingene – nu har de også stor indsigt i deres tal.
Anders Andersen har været ved Unika Danmark i lidt over et år. Han har slået sine folder i nogle af de helt store virksomheder som Danish Crown og Vestas – og sådan nogle steder er det ret almindeligt at bruge en eller anden form for BI. Så da direktøren for Unika Danmark var blevet inspireret til BI hos en samarbejdspartner, samtidig med at Anders og en kollega var i gang med at undersøge markedet, tog de beslutningen. De skulle have BI. Anders havde blot én bekymring: deres stamdata.
”I starten ville jeg faktisk ikke begynde på noget, fordi jeg vidste, vi havde brug for at gennemgå vores stamdata. Men nu kan jeg jo se, hvor meget mening det giver at få vist data, der vakler lidt,” pointerer Anders og forklarer, at deres første BI-dashboard viste ham, hvilke data der stak ud, så de kunne rette på det.”
Unika Danmark deler deres varer op i kategorierne A, B og C, og deres første BI-dashboard viste, at C-gruppen var meget stor. Det var ikke helt korrekt. Samtidig viste dataene nogle udslag på bestemte varegrupper.
”Vi har brugt BI til at skabe overblikket over, hvor vores stamdata ikke gav mening. Det har en kæmpe værdi, fordi vi så er helt med på, hvor vi skal ændre det for at få de rigtige tal ud – og derved kan regne med tallene og agere på et korrekt grundlag,” siger Anders.
Månedsafslutningerne og forecast er blevet nemmere og hurtigere.
Selvom Anders værdsætter BI, er dashboardet dog ikke det første, han ser på, når han møder ind om morgenen. Men hvis han skulle have bestemte tal frem førhen, var det ind i Business Central, eksporterer til Excel og arbejde videre derfra. Samme langsommelige proces hver gang – igen og igen. Nu kan han med få klik se det i BI-rapporten. Det samme er gældende, når der skal laves månedsafslutning og forecast med specifikke behov:
”I rapporten kan jeg hurtigt finde de tal, jeg skal bruge. Og så kan jeg jo fx også se 12 måneder tilbage og lave forecast for næste år. Det tog måske Mads fra IFACT 4-5 timer at tilføje elementer til rapporten, så den understøttede mit behov, og det er endda med i vores abonnement. Før skulle jeg selv sidde og grave efter alle tal, så det sparer mig for en masse tid og menneskelige fejl,” fortæller Anders og tænker, at næste rapport skal vise lagerdata. Det er dyrt at have penge bundet i lageret i øjeblikket, så hvis det kan undgås, skal det det, som Anders siger.
Enkelt, skalerbart og ingen konsulenttimer.
Da Anders og direktøren undersøgte specialisterne på området, blev de mødt af en masse konsulentvirksomheder – og det var ikke lige dét, de havde lyst til. Det satte nemlig deres egne kompetencer gevaldigt på prøve og var ret omstændigt.
”Det var ret dyrt, hvis vi skulle have konsulenter ind over. Opstart lå måske på 30.000, dernæst 15.000, så 20.000 mere osv. Der var workshops, en masse møder, et hav af timer, vi selv skulle lægge i det – og så fik vi 20 forskellige rapporter, som vi alligevel ikke kunne bruge fuldt ud, da det var standardrapporter og ikke tilpasset vores data og behov. Ja, det var ikke lige et projekt, vi havde lyst til at gå ind i,” siger Anders.
Hos IFACT krævede det ikke så meget andet end adgangen til Unika Danmarks data. Så var de i gang, og de kunne skrue op og ned, som de havde lyst, og starte med én rapport. Foruden prisen var det enkle virkelig vigtigt for Unika Danmark. Samtidig gav det Anders en tryghed, at han samarbejdede med nogle, der faktisk havde den samme baggrund som ham selv:
”Det gør altså en stor forskel, at man kan sidde og snakke med Henrik og Mads, som selv er forhenværende finansmænd. De forstår, hvilke udfordringer jeg selv sidder med,” pointerer Anders og fortsætter: ”Forandring kan være rigtig svært, og det skal tages i portioner. Med IFACT kan vi få BI ind i virksomheden i det tempo, der giver mening for os.”
