Odense Teater knækkede koden til BI med IFACT som partner.
Der findes mavefornemmelser og synsninger. Smagsdommere og kritikere. Finkultur og det kommercielle. Og så findes der data, der viser tingene, som de er. Odense Teater er en kulturinstitution. Men det er også en virksomhed, der skal have styr på sine nøgletal, hvis den storslåede bygning fra 1914 skal være åben for publikummer mange år endnu. Den vished får de gennem datadrevet ledelse og gennem Business Intelligence på abonnement.
Allan Wissmann vidste det allerede, da han for 5 år siden, i 2018, kom til Odense Teater: De skulle have BI. Han havde erfaringen fra sit tidligere job, hvor 8 forskellige virksomheder i en koncern gik fra at være drevet af data i et gammelt regneark til at have et fuldt BI-setup på hele regnskabsdelen.
”Jeg var ansat til en turn around, og på 5 år fik vi bygget styringsværktøjer og BI op over hele linjen, og jeg fik virkelig øjnene op for BI og for, hvor godt det virkede,” fortæller økonomidirektøren om sin allerførste oplevelse med BI. Derfor var han heller ikke længe om at dele sine erfaringer om BI med kollegaerne på Odense Teater, og for Allan blev det en milepæl at skulle have implementeret BI – først på den vigtigste del: billetsalget.
Det vigtigste er, at der bliver solgt billetter – og at der altid er overblik over salget.
Selvom Allan var overbevist om BI, var resten af organisationen vævende – især efter Odense Teater havde forsøgt sig med et BI-samarbejde, der kuldsejlede. Det var et slag for projektet, men Allan var stålfast. Det var ikke BI, der var problemet. De havde brug for en rapport over deres billetsalg. Som for alle andre virksomheder er salget grundstenen for eksistens.
”Før var vi så afhængige af, at vores leder af økonomi og administration hver mandag skulle lave en rapport over billetsalget. Men det var for tung og langsommelig en proces, og tallene var ikke up to date. Vi havde brug for et andet værktøj.”
Allan indgik et samarbejde med IFACT om BI, og han vidste præcis, hvad han skulle have. For ikke at skabe for stor omvæltning i organisationen skulle billetrapporten laves næsten 1:1 af den rapport, de havde i forvejen – der skulle ”bare sættes strøm til”, så det hele kom automatisk og kontinuerligt. Der lå et pres på projektet, fordi de før havde brændt nallerne på BI. Men med IFACT lykkedes det – og endda på rekordtid.
”Der skete simpelthen noget, da de andre så billetrapporten første gang. De fik en aha-oplevelse og kunne se, hvor fedt det her var. De ville også have det alle andre steder i organisationen,” siger Allan, der pointerer, at alle skulle vænnes fra Excel-ark og til BI. Det blev de, og fordi de adopterede og brugte BI-rapporten, blev det en succes og et nødvendigt værktøj til ledelse og kommunikation.
BI skal laves i samarbejde med dem, der skal bruge det.
At trække systemer og metoder ned over sine ledere er aldrig godt – det ved Allan. Derfor var det vigtigt for ham, at organisationen blev så vilde med BI, at han næsten ikke var med inde over tilblivelsen af nye rapporter. BI skal nemlig ikke bare været et værktøj på ledelsesgangen. Det skal bruges af alle.
”Billetrapporten banede vejen for, at organisationen kunne se, hvor fedt BI er. Bagefter var det min opgave at trække mig så meget som muligt i tilblivelsen af nye rapporter, så de blev skabt sammen med dem, der skulle bruge dem i hverdagen. Når du selv har været med til at bygge noget, så tager du også ejerskab over det, og så bliver det i højere grad implementeret i hverdagen af dem, der skal bruge det,” siger Allan.
BI as a service med IFACT: Et "fortrinligt" samarbejde.
For Allan og hans kollegaer i direktionen starter de fleste møder nu med at se ind i en af deres BI-rapporter – endda også på bestyrelsesmøderne, for som Allan siger, ”så gør det jo heller ikke noget, at det visuelt er flot.” Det er et værktøj, de aktivt bruger, til at træffe de helt rigtige beslutninger. Og hvis noget ikke stemmer, er der hjælp at hente:
”Der er altid bare lynhurtige svar, sparring og løsninger fra Thorsten og Mads (BI-specialister hos IFACT, red.). Og det går også den anden vej: Hvis de ser noget, der ser mærkeligt ud, så nævner de det for os. Det er så dejligt. Og mine medarbejdere har samme oplevelse – der er ikke forskel på, om man er direktør eller bogholder. Det er samme behandling, vi får.”
Odense Teater outsourcede allerede deres IT, da de stødte på IFACT, så det var ikke uvant for dem at købe ind på en SaaS-løsning. Derfor var det ikke en hindring for Allan at indgå et samarbejde med IFACT og få BI på abonnement. Og på allerførste møde var han også overbevist om, at det var IFACT, der skulle have opgaven.
”Det samarbejde, vi har med IFACT, er fortrinligt. Allerede på vores første møde kom de med et bud på, hvordan vores rapport skulle være – og jeg tænkte bare på, hvordan de allerede havde forstået vores forretning. Men det havde de, og det gør de bare hver gang. Der er passion, og koblingen mellem forretningen og det tekniske er der – og de har bare styr på det.”
FACTS.
Odense Teater startede samarbejde med IFACT i marts 2023, og de havde deres første rapport på billetsalget i slutningen af maj. Siden da har de fået en rapport på deres økonomi på egenproduktioner og en rapport på budget og økonomi for deres værksteder. De næste rapporter er på tegnebrættet og startes op i 2024.
Odense Teaters løsning er lavet på datakilderne Tixly, Microsoft Dynamics AX samt Business Central.
