VINGSTED VISER VEJEN – BI TIL KONFERENCECENTER.
VINGSTED havde masser af data – men ingen nem måde at samle det hele på. Som mange andre konferencecentre bruger de både økonomisystemer og bookingsystemer, men de manglede en bro imellem dem. Derfor valgte de en BI-løsning fra IFACT, som samler deres data i visuelle rapporter og skaber ro i beslutningsrummet.
VINGSTED hotel & konferencecenter er en stor og alsidig aktør med placering i hjertet af Danmark. Et bredt outdoor-areal giver rum til alt fra teambuilding til skræddersyede events som “Forræder”-aftener, inspireret af det populære TV-program, og alternative OL-discipliner.
Det gør også VINGSTED hotel & konferencecenter til en kompleks størrelse, og som direktør har Marianne Kjerkegaard Kristensen behov for at have overblikket over alle afdelinger. For hende er det afgørende at kunne følge økonomien tæt og sikre, at både fremdrift og risikominimering er i fokus. Det kræver adgang til valide data og et samlet overblik på tværs af hele forretningen. Og det satte gang i BI-rejsen.
Fra tidskrævende datahåndtering til BI-rapporter.
VINGSTED har tidligere arbejdet med data via deres økonomisystem og rapportering direkte ud af Picasso, deres bookingsystem. Efter et skifte af økonomisystem opstod der behov for et mere moderne og integreret setup.
Selvom Picasso kunne generere rapporter, tog sådan en rapport kun udgangspunkt i én nøgletalsvisning ad gangen – ofte spredt ud på mange sider. Det kræver tunge manuelle arbejdsgange og giver ikke det hurtige overblik, Marianne har brug for i ledelsesrapporteringen. Hun havde simpelthen brug for noget andet – noget mere.
En rejse mod datadrevet ledelse.
Sammen med IFACT bliver der arbejdet hen imod en BI-løsning, som integrerer og præsenterer data fra både regnskabs- og bookingsystem i overskuelige og dynamiske rapporter. Formålet er at give et dynamisk overblik over virksomhedens nøgletal, så fremtidige beslutninger kan baseres på data i stedet for mavefornemmelser.
BI-løsningen fungerer samtidig som et rapporteringsværktøj, så Marianne kan præsentere konferencecentrets udvikling visuelt og overskueligt for bestyrelsen. Men ambitionen stopper ikke dér. Hun ønsker, at hele ledelsesteamet aktivt bruger rapporterne i det daglige arbejde – så datadrevet ledelse bliver en naturlig del af beslutningsprocesserne i hele organisationen.
“Det er dét, BI giver os: overblik, validering og et værktøj til løbende optimering,” forklarer hun.
En konkret fordel er også, at rapporterne gør det muligt at spotte fejl i data, som tidligere kunne ligge skjult i systemerne. Nu bliver de synlige. Det betyder, at Marianne enten kan få dem rettet eller bevidst tage højde for dem i ledelsesrapporteringen.
Til andre hoteller og konferencecentre, der overvejer en BI-løsning, lyder hendes anbefaling:
“Man skal vide, hvad man vil have. Begræns dig! Det sværeste er ikke teknikken – det er at beslutte sig for, hvad der skal med, og hvad der ikke skal. Hvor mange grafer? Hvor mange tørre tal? Tænk det igennem, før du går i gang.”
BI as a service med IFACT.
For VINGSTED er løsningen både en investering i bedre ledelsesbeslutninger og i effektivisering. Desuden lægger Marianne også vægt på fordelen ved, at IFACT arbejder med et fast månedligt fee – en løsning, der er langt mindre ressourcekrævende end at ansætte en intern BI-specialist.
Samarbejdet med IFACT har været præget af sparring og struktur:
“Man kan hurtigt få 1000 gode idéer undervejs, men Thorsten (BI-specialist hos IFACT, red.) har hjulpet os med at holde fokus og sikre fremdrift,” fortæller Marianne.
FACTS.
VINGSTED hotel & konferencecenter startede samarbejde med IFACT i august 2024. Løsningen består af rapporter på bl.a. deres økonomi og budget, på salg, business on books og gennemsnitlig omsætning pr. mødedeltagere samt en rapport på belægningsprocenten på lokaler og værelser.
Rapporterne er lavet på datakilderne Picasso og Economic.
Læs om vores samarbejde med Picasso og andre systemer til booking mv.
